整体院を経営されている方や、開業予定の方の中には、業務効率化や経営戦略の策定のために顧客管理システムの導入をしている方もいらっしゃるでしょう。
顧客管理システムを導入することで、ネット予約システムの導入/顧客の来店サイクル/カルテの保存といった様々な機能を活用することができます。
また、顧客情報が蓄積されることで、広告予算やメニューの価格改訂といった経営面で重要な戦略を立てることにも役立つでしょう。
この記事では、顧客管理システムを導入する重要性やおすすめの顧客管理システムについて解説します。
CIN GROUPでは、これまで整体院を含み2,000店舗以上の店舗の集客/経営サポートを行ってきた実績がありますのでぜひ参考にしてください。
目次
顧客管理システムとは？
顧客管理システムとは言葉の通り、これまで来店したお客様の情報を管理するためのツールです。
利用する顧客管理システムによって搭載されている機能は様々ですが、下記のようなものが挙げられます。
- 顧客の基本情報の管理
- 売上管理（レジ機能）
- 顧客の体の管理システム
- 24時間のネット予約システム
- 顧客の来店サイクル/一人あたりの単価/購入利益
整体院における顧客管理ツールでは、顧客の性別や年齢、住所、メモ欄に施術の会話や悩みが記入できる機能があるのが基本です。
ツールによっては、24時間のネット予約システムが利用できたり、詳細な顧客分析機能が付属しているものもあります。
中には他店との差別化に繋がるような、体の歪みをカメラで撮影して視覚化するようなものもあるため、導入する前にどのような機能を求めるのかを明確化させましょう。
整体院が顧客管理システムを導入する重要性
この項目では、顧客管理システムを導入する重要性について解説します。
今までの整体院経営において、顧客管理は紙で管理されている場合も多かったですが、システムを導入することで得られるメリットを抑えておきましょう。
現状の店舗の課題を解決させるため、どのような顧客管理ツールを導入するのかの参考にしてください。
業務効率化
まず整体院が顧客管理ツールを導入する大きな目的は、業務の効率化です。
特にスタッフを抱えている店舗では、毎回施術者が違うことも珍しくなく、お客様の基本情報をすぐに確認できる状態でなければいけません。
会話の内容や悩み、施術中の注意点などをいつでも確認できる状況にしておきましょう。
また、スタッフのシフト管理ができるものもあれば、シフト作成の時間やスケジュールの調整の時間の削減にも繋がります。
売上管理システムがあれば、ツール上で日々の売上や利益の管理ができることも業務効率化に役立つでしょう。
顧客分析による経営改善
顧客情報が蓄積されれば、顧客一人あたりの売上や来店サイクル、どのようなメニューを選んでいるかを分析することができます。
データを分析することで、新しいメニューはどのようにするのか、メニューの価格改訂、DM送信のタイミングなどの販促対策に活かすことができるのです。
顧客管理だけでなく、経営戦略にデータを生かしたい場合は、詳細な分析ができるツールを導入しましょう。
他店との差別化による集客数UP
顧客管理システムの中には、スマートフォンやタブレットのカメラで体の歪みを測定し、施術後の変化やストレッチ方法をAIが提案してくれるような機能がついているものがあります。
整体業界で有名なのは『シセイカルテ』のようなサービスが挙げられるでしょう。
このような体の歪みを可視化するようなサービスを導入することで、他店との差別化につながり、リピート率の向上にも役立ちます。
AIやアプリなど、お客様にとって身近になりつつある技術を取り入れることも効果的です。
ペーパーレスによるセキュリティの向上
個人店舗や古くから経営している整体院は紙で顧客管理をしている店舗もありますが、やはりセキュリティ面で不安があるのは事実。
顧客情報のファイルの紛失をしてしまったり、探すまでに時間がかかってしまうという問題は顧客管理システムの導入によって解決できます。
情報を書く、追加する、探す、傾向をつかむ（分析）するのが紙媒体だと時間がかかってしまうため、電子システムに統一するのがおすすめです。
ネット予約システムの導入による利便性の向上
最近では、顧客管理だけでなくネット予約システムが利用できるものもあります。
特に若い世代や働き盛りの世代をターゲットにしている場合、いつでもどこでも簡単に予約できるような、顧客の利便性を高めることは集客数を増やす上で最も重要です。
代表的なものは、ホットペッパービューティーが挙げられますが、制度の高い顧客管理システムはもちろん、集客効果が高いシステムを利用することも検討すると良いでしょう。
顧客管理システムを選ぶ時のポイント
システムの導入費用を考慮する
顧客管理システムは、無料と有料のものがあります。
- システム利用料を毎月支払う
- システムを一括で買い取る
有料の予約管理システムは上記のように、毎月システム利用料を支払うサブスクリプション型、システムソフトを買い取るパッケージ型があります。
しかし、最近では毎月の利用料金を支払うサブスク型が一般的です。
自分好みの機能を導入したい、ホームページからの集客に力を入れたいという場合は、自社のホームページを改良して顧客管理システムを導入する方法もありますが、費用と手間がかかるため初心者にはおすすめしません。
予算は数千円から数万円まで幅広いため、予算に応じて決めるようにしましょう。
店舗の課題を解決できるものを選ぶ
予約管理システムと言っても、それぞれに強みが異なるため、店舗の課題を明確にした上で解決に繋がるサービスを利用しましょう。
■ 基本的な顧客管理だけできれば良い
■ 顧客の分析を行いたい
■ ネット予約システムを導入したい
■ 集客も行いたい
■ 他店との差別化につながるサービスを導入したい
このように、店舗によって求めるものは様々です。
基本的な顧客管理だけならば、無料のソフトでも十分かもしれませんが、集客対策も行うとなるとある程度のコストが発生してしまいます。
店舗の課題の優先順位を決めて、必要な機能を洗い出して利用するべきシステムを選ぶことが大切です。
スタッフが使用しやすいものを選ぶ
顧客管理システムは、経営者だけでなくスタッフも普段から利用するツールのため、機械が苦手な方でも利用しやすいものを選ぶようにしましょう。
管理する以上、スタッフごとに記録方法が異なっては運用の意味がなくなってしまうため、入力のフォーマットを決めておくことも大切です。
施術者、事務の方が使いやすく、新人が入ってきてもすぐに利用できるような分かりやすいシステムを使いましょう。
整体院が無料で利用できる顧客管理をするには？
なるべくコストをかけたくない、必要最低限の予約管理ができれば良いという場合は、有料ではなく無料のツールを利用するだけで十分なこともあります。
Excelなどで自分で作成
無料で利用できる予約管理システムはマイクロソフトのExcel、似たようなものだとGoogleのスプレッドシートで管理することもできます。
自力で関数や見栄えを調整する必要がありますが、知識がある方ならば詳細なデータ分析、管理機能を作ることが可能です。
デメリットとしては、データの追加や修正の時に知識がない方がミスをした時にすぐに修正できない点など、知識がある方のみが管理を行う属人化してしまうリスクが挙げられます。
当たり前ですが、予約機能はないため、他の予約管理システムと併用して使う必要があるのは覚えておきましょう。
参考：予約管理をエクセルで行う方法とは？おすすめのテンプレートも紹介
フリーソフトの活用
パソコンに無料のフリーソフトをダウンロードして、予約管理を行う方法も挙げられます。
メリットは、無料でありながらも最低限の管理システムを利用でき、比較的誰でも使用しやすい点です。
しかし、無料であることから求める機能が利用できなくなったり、サービス終了してしまった後にそれまで管理していたデータが見られなくなることもあります。
事前にバックアップを取っておいたり、利用できる機能は何かを確認した上で運用するようにしましょう。
無料の電子カルテ/アプリの活用
整体院向けの顧客管理システムやアプリによっては、無料プランが提供されているものもあります。
顧客数や機能の制限がある場合が多いですが、個人店舗などで求める機能が最低限の場合は検討してみても良いでしょう。
必要に応じて有料プランを変更したり、オプションを追加したりなど状況に合わせて臨機応変に対応できる方法でもあります。
【有料】整体院が活用するべき顧客管理システムは？
整体院におすすめの有料顧客管理システムは、ホットペッパービューティーです。
ホットペッパービューティーは、ヘアサロンやネイルサロンなどの美容サロン向けのサービスというイメージを持っている方も多いでしょう。
しかし、整体院のようなリラクゼーション業界でも人気の顧客/予約管理システムとして人気なのです。
基本的な顧客管理だけでなく、来店サイクルや単価などの分析、DM送信などの販促機能、24時間のネット予約システムなど店舗運営に必要な機能が一括して利用できます。
集客効果も高く、お客様の発見→興味→予約→来店までの一連の流れを一つのサービスで完結することができるのです。
専任の担当者がいるため、ホットペッパービューティーの活用方法を丁寧に教えてもらえるだけでなく、集客や経営のサポートが受けられることも魅力的でしょう。
2023年11月には、整骨院や鍼灸院向けの新プランである『あはき柔整プラン』も始まるため、健康を意識したお客様の集客にも力が入れられることも注目材料の1つです。
顧客管理や集客、店舗運営でお悩みの方は、ホットペッパービューティーを検討してみてはいかがでしょうか。
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